NORMAS DE USO Y RESERVA DE SALONES DE ACTOS,
AULAS Y OTROS ESPACIOS DOCENTES

Hospital General Universitario de Castellón


El Hospital General Universitario de Castellón dispone de diferentes espacios destinados para reuniones, actividades docentes y simulación clínica (Ver Anexo I). Estos espacios se reparten entre el edificio principal del hospital, la Escuela de Enfermería y el Edificio Anexo.

 

En el edificio principal del hospital se encuentran:

  • H.1 - Salón de Actos 3ª A
  • H.2 - Salón de Actos 1ª E
  • H.3 - Aula multiusos vestíbulo principal
  • H.4 - Sala de Juntas A de Dirección
  • H.5 - Sala de Juntas B de Dirección
  • H.6 - Otros: Salas de técnicas, Quirófanos, CMA, Áreas clínicas, etc.

En el Edificio Anexo están:

  • A.1 - Aula 1 U. Docente (Informática) planta 1ª
  • A.2 - Aula 2 U. Docente planta 1ª
  • A.3 - Aula 3 U. Docente (Biblioteca) planta 1ª
  • A.4 - Aula 4 U. Docente planta 1ª
  • A.5 - Aula 5 U. Docente /Sala RCP planta 1ª
  • A.6 - Aula de Simulación planta 1ª
  • A.7 - Laboratorio fresado ORL planta 1ª
  • A.8 -Aula de Riesgos Laborales planta baja

 

En la Escuela de Enfermería:

  • E.1 - Salón de Actos Escuela Enfermería planta baja
  • E.2 - Aula Informática planta 3ª

CATÁLOGO DE SALAS Y CARACTERÍSTICAS

  1. Usos de las aulas, salones y otros espacios docentes:

El uso principal de los espacios aquí descritos es el de acoger sesiones clínicas, actividades docentes realizadas por y para personal del propio centro, reuniones de comisiones hospitalarias o comisiones convocadas por las direcciones.


Las presentes normas regirán para la solicitud de sesiones clínicas y actividades docentes, que se hará según el procedimiento indicado más adelante.


Las aulas y salones también acogerán otros usos, como jornadas científicas, actividades organizadas por  organizaciones médicas/científicas, reuniones sindicales u otra actividad organizada por entidades externas. Estas actividades deberán ser expresamente autorizadas por la Gerencia/Dirección según el procedimiento adjunto.


Por su parte, las aulas de informática son exclusivamente para usos docentes.


Siempre habrá una persona responsable de la solicitud, quien se compromete a que se hará un buen uso de las instalaciones y se dejarán en las mismas condiciones en que las encontró.


Cualquier actividad formativa que implique aspectos relativos a tratamientos con medicamentos deberá ser comunicada a la Gerencia del Departamento, para su  remisión a la Dirección General de Farmacia y Productos Sanitarios para su valoración y autorización por el Órgano de Validación de Acciones Formativas en Centros dependientes de la Conselleria de Sanidad Universal y Salud Pública. Debe solicitarse con un mes de antelación a la fecha prevista para realizar la actividad y según modelos de Anexo III, junto con la memoria explicativa de la misma, según lo dispuesto en el DECRETO LEY 2/2013, de 1 de marzo, del Consell, de Actuaciones Urgentes de Gestión y Eficiencia en Prestación Farmacéutica y Ortoprotésica.

 

  1. Recursos materiales de estos espacios

Las aulas y salones disponen de equipo informático y proyector. En cada una de ellas podrá encontrar una hoja informativa sobre su funcionamiento. El usuario y contraseña para acceder a ellos se encontrará indicado en la pantalla.


Todos los equipos informáticos tienen instalados los paquetes ofimáticos Open Office y los navegadores Internet Explorer y Mozilla Firefox.


Adicionalmente, los ordenadores de las salas destinadas a reuniones y docencia tienen instalado los siguientes programas informáticos:

  • Microsoft Office
  • Adobe Acrobat Reader
  • VLC media player (reproductor de contenido multimedia)
  • R Project (estadística)
  • Epidat 4.1 (estadística)

Presentaciones: se recomienda que las presentaciones se generen en formatos portables (PDF), para evitar anomalías debidas a la falta de compatibilidad de los paquetes ofimáticos. En el caso del Microsoft PowerPoint, se recomienda que los documentos sean "Presentación 97-2003 (*.ppt)".


Dispositivos USB: por razones de seguridad, no se recomienda utilizar dispositivos USB en estos equipos informáticos (utilice su almacenamiento en la nube como Dropbox, Drive, correo electrónico o cualquier otro).


Si se tuvieran que utilizar, se recomienda grabar el material necesario en Mis Documentos (única ubicación disponible) y borrarlo una vez finalizado su uso.

 

  1. Normas generales de utilización

Siempre habrá una persona responsable de la solicitud, quien se compromete a que se haga un buen uso de las instalaciones y a dejarlas en las mismas condiciones en que las encontró.


Si se detectaran averías u otras deficiencias se deberán comunicar a la persona encargada de gestionar las reservas de aulas tan pronto sea posible.


Como norma general, no está permitido comer ni beber en ninguno de estos espacios. Sin embargo, si el solicitante va a contar con un servicio externo de comidas (catering) deberá contar con la autorización expresa de la Dirección.


La solicitud de reserva no implica la autorización de utilización de manera automática, sino que está sujeta a la aprobación previa por el responsable correspondiente. La aprobación o denegación se comunicará al solicitante vía correo electrónico.

 

  1. Procedimiento de solicitud y reserva

4.1 Para reservar salones del hospital o de la Escuela de Enfermería se deberá cumplimentar la Solicitud para utilizar Salones de Actos o Solicitud de reserva Sala de Juntas.

 

a) La solicitud de reserva de la sala del vestíbulo principal y de los salones de actos de las plantas 1ªE y 3ªA, se realizará en:

b) La solicitud de reserva de las Salas de Juntas A y B, de Dirección y del Aula Multifunción, a la Secretaria de Gerencia, al teléfono 964725021  Ext: 725021 o gerencia_dscs@gva.es


c) La reserva del salón de actos de la Escuela de Enfermería, en:

A la recepción de la solicitud se comprobará la disponibilidad del Salón para la fecha y el horario previsto y se realizará la pre-reserva del mismo. A continuación, se remitirá la solicitud a Gerencia para que lo autorice.
Se comunicará por correo electrónico al solicitante la autorización o la denegación del salón; en caso de denegación, se comunicará también a quien hizo la pre-reserva, para que la anule.

 

 

4.2. Para reservar salas del Edificio Anexo se deberá cumplimentar la Solicitud reserva espacios docentes:


a) La solicitud de las aulas 1, 2 y 4 se dirigirá a la UNIDAD DOCENTE MULTIPROFESIONAL DE ATENCIÓN FAMILIAR Y COMUNITARIA: por correo electrónico a unitat_docent@gva.es, o por teléfono al 964 725156 o bien presencialmente en la planta 1ª del edificio anexo.

 

b) En caso de precisar el aula ubicada en el Servicio de Riesgos Laborales, habría que dirigirse a la respectiva secretaría del servicio, por Tfno.: 725159 o rlaborales_dscs@gva.es

 

A la recepción de la solicitud se comprobará la disponibilidad del Aula para la fecha y el horario previsto y se realizará la pre-reserva de la misma. A continuación, se remitirá la solicitud a la Gerencia para que lo autorice. En el caso de acciones formativas dirigidas a personal residente, la autorización corresponderá al jefe de estudios de la Unidad Docente Multiprofesional de Medicina Familiar y Comunitaria o al Jefe de Estudios del hospital (para residentes de especialidades hospitalarias).
Se comunicará por correo electrónico al solicitante la autorización o la denegación del aula; en caso de denegación, se comunicará también a quien hizo la pre-reserva, para que la anule.

 

4.3. Para reservar el Aula de Simulación (Aula 6) y Aula RCP (Aula 5) ubicada en el edificio Anexo se deberá cumplimentar la Solicitud de reserva de Aula de Simulación:

  • Para la solicitud de reserva del AULA de SIMULACIÓN  o del AULA 5 hay que dirigirse a la SECRETARÍA DE LA COMISIÓN DE DOCENCIA. Tfno.: 725088 o comisiondocencia_hgucs@gva.es

A la recepción de la solicitud se comprobará la disponibilidad del Aula para la fecha y el horario previsto y se realizará la pre-reserva de la misma. A continuación, se remitirá la solicitud a la Gerencia para que lo autorice. En el caso de acciones formativas dirigidas a personal residente, la autorización corresponderá al jefe de estudios de la Unidad Docente Multiprofesional de Medicina Familiar y Comunitaria o al Jefe de Estudios del hospital (para residentes de especialidades hospitalarias).


Se comunicará por correo electrónico al solicitante la autorización o la denegación del aula; en caso de denegación, se comunicará también a quien hizo la pre-reserva, para que la anule.


La utilización del Aula de Simulación/Aula RCP requiere, además de las normas generales de utilización de espacios docentes descritas en el apartado 3, las siguientes:

  • Comunicar a la Secretaría de Docencia, de manera inmediata y por escrito, cualquier incidencia o averías relacionadas con la instalación o el material.
  • Recoger la llave del Aula en Seguridad (Aula RCP/armarios), y devolverla, el mismo día de la actividad. En las actividades formativas que duren varios días consecutivos se deberá recoger y devolver la llave cada día.

 

4.4. Si se quiere utilizar, con finalidad docente, espacios en el Área Quirúrgica, Sala de Técnicas, CMA u otras Áreas Clínicas se deberá cumplimentar la solicitud de reserva de espacios clínicos para uso docente:

  • La solicitud se dirigirá a la Secretaría de Gerencia del Departamento. Tel 725021 o al correo electrónico gerencia_dscs@gva.es

La solicitud deberá ser autorizada por Gerencia. Se comunicará al solicitante la autorización o denegación.


La utilización de estos espacios con finalidad docente implica, además de las normas generales de utilización del apartado 3, la obligación de comunicar a la Secretaria de Gerencia, de manera inmediata y por escrito, cualquier incidencia o averías relacionadas con la instalación o el material.

 

  1. Cuestiones generales de reserva

Como norma general se intentará optimizar al máximo el espacio y el horario, colaborando para obtener el máximo aprovechamiento de las instalaciones.


Se podrán reservar aulas de forma periódica. En caso de inasistencia repetida en el horario reservado, se procederá a anular dicha reserva.


Los servicios que estén usando estos espacios con anterioridad de forma continuada tendrán prioridad para continuar con el mismo horario de reserva.


En todos los casos, se deberán cumplimentar en la solicitud de reserva los apartados siguientes:

  • Si se trata de una actividad financiada y, en ese caso, quién la patrocina y los datos de contacto del patrocinador/es.
  • Si hay pago de inscripción y, en ese caso, el coste de la misma.
  • Si habrá servicio de catering, teniendo en cuenta que el montaje y recogida de éste será por cuenta de la empresa contratada por el solicitante.

En el caso de que se desee que se dé difusión al acto, se deberá enviar el PROGRAMA a: prensa_hgcs@gva.es. El periodista deberá solicitar, previamente a su difusión, autorización al Gerente para la realización de la misma.

 

 

El original de este documento ha sido aprobado por la Comisión de Dirección con fecha 17 de octubre de 2016.